第三节 企业文件立卷

企业文件立卷：将企业文件系统整理，组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。

简：企业文件立卷的要求：

案卷是一组具有有机联系、价值与密级相同的企业文件的最小集合体。组织企业文件案卷的要求：

1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用;

2、 案卷必须符合一定的质量要求：

1) 必须是一组具有有机联系的企业文件;

2) 卷内文件数量适度;

3) 卷内文件的保存价值与密级应基本一致;

4) 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。

3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组强案卷。

选：案卷的本质特征是有机联系。

简：确定经营管理文件的案卷单元的方法?

1、 按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。

2、 按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。

3、 按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。

4、 按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。

5、 按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。

确定科技文件案卷单元时应注意3点：

1、 当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，特别是图样，会有重复的现象。

2、 当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷，只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。

3、 当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷，不必将原来相应的案卷拆重组，既减少劳动量，也能反映企业生产、技术发展的历史过程。

简：确定会计文件案卷单元的方法?

1、 会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm;

2、 会计账本，基本上是一账一卷;

3、 会计报表，年报、季报、月报分别组卷。

选：对于卷内文件，不需重新编页号的是成套图样、计算书

选：不属于卷内文件目录应当包括的内容有：密级、保管期限

选：备考表的主要内容包括：

立卷人;

检查人;

立卷时间;

案卷情况说明。

选：案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。

简：什么是案卷?

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体;按照国家有关规定的要求，组织企业文件的案卷是企业各职能部门的本职工作，企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。

简：案卷必须符合一定的质量要求?

答：(1)案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。

(2)案卷内企业文件的数量要适度。

(3)案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。

(4)案卷外形应烽求规范、整齐、美观、实用。

简：确定科技文件案卷单元的方法?

1、 按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。

2、 按子项组卷。这种方法，主要适用于基本建设工作文件。

3、 按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。

4、 按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。

确定科技文件案卷单元时，应处理好以下几个问题：

(1)当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，应以基型产品为基础，保证其齐全成套;其他产品的文件，一般只保存本身专用的部分。

(2)当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷。

(3)当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷。

简：案卷编目的涵义和内容

划分案卷的范围并予以排序之后，须以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷内文件的内容和成份。主要的内容有：编页号，编制卷内目录，填写备考表，填写案卷封面和脊背标签等，最终组成案卷。

1、 编页号：若一卷文件形成时已编有页号，不必另行编制，如成套图样、计算书等。

2、 编制卷内文件目录：项目有：每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。

3、 备考表：主要内容：案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

4、 案卷封面和脊背标签，最终组成案卷：案卷题名是封面的核心内容。