1.公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

2. 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据宪法 和有关法律、章程、决定建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的 地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和处理公文的权力。

3. 公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关与组织都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图。它们在行使职权和实施管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文件材料，这是公文形成的必要条件。

4. 公文体式的规范化是由公文具有法定效力这一特性决定的。公文体式如果不规范，不仅影响公文的质量和版面形式的美观大方，更重要的是影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会给工作造成重大失误。

5. 公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。

6. 恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一文中说：“从铁矿的冶炼开始， 并由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代。”

7. 商代后期出现了一种体式较为完整的甲骨文书，它是我国迄今发现的最早的文书档案。

8. 我国最早的一部政治文件汇编本《尚书》，又称《书经》。

9.秦代出现的“书”“奏”，是我国最早的上行公文，如李斯的《谏逐客书》。秦汉时期也是我国封建社会文书工作的确立时期。

10“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦(下)》：“禁文书而酷刑法”。

11. 在两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多， 据徐望之《公牍通论》所计，不下六七十种。

12. “公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文，指官府之间往来的公事文书。

13. “文件”一词，大约在清代末年才出现 , 当时在外交文书中常提到“寻常往来文件”“交涉文件”等。

14. 公文是由法定的作者制成和发布的，是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的，有时也用国家领导人或机关首长的名义。

15. 公文的特点

(1) 公文有法定的作者;

(2) 公文有法定的权威;

(3) 公文有特定的效用;

(4) 公文有规范的体式;

(5) 公文有规定的处理程序。